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電話響了馬上接、電子郵件馬上回、工作要有效率……原來追求效率只是換來更多工作量、原來輕易能被找到反而顯得自己沒價值、原來訂出優先順序反而讓自己無法安排更重要的事……如果你也覺得自己是瞎忙一族,不妨趁機把過去深信不疑的職場守則全都拋開,打破「常識」才能重新出發! 惡習1  電話響了就接? 你一定聽過職場專家建議:與其寫郵件,不如打電話;有的公司甚至規定電話響3聲內一定要接起來。事實上,就算不刻意規定,聽到電話響了,立刻接起來也是本能反應。 那為什麼電話響了不能接?因為電話是拖累生產力的邪惡工具。為了說一句沒意義的話,如「我現在不方便接電話」,還不如無視來電,等自己方便的時候再回電。 惡習2  有信馬上就回? 和電話一響起來就馬上接聽一樣,我們都認同,郵件一來就馬上回覆,能給來信者十足的安心感,覺得你把對方擺在第一位,揪感心。 但你一定也遇過沒辦法馬上回信的狀況,只好把郵件標註起來,改天再回;或是同時開了好幾個郵件視窗,卻全都回到一半,思緒跳來跳去,一個不小心還漏信。 馬上回信的人,不過就是個打雜的。道理很簡單,越是難聯絡,價值就越高。要擺脫「長工」角色,就要預先規範出讀取信件的時間,一次處理全部郵件,不要被「請務必今天回覆」的信給嚇到,就能從回信地獄中逃脫。 惡習3  考量效率再工作? 什麼!不追求工作效率,難道要混吃等死嗎?先問自己一個問題:你曾因為做事有效率而提早下班回家嗎?不,通常都換來更多工作。手腳最快的人,往往也是最忙的一個。 與其提升效率,不如減少工作量。每次接到任務時,先想兩件事:「單就你的職務而言,所謂的成果是什麼?」「公司為什麼需要你?」舉例來說,助理就能整理的表格,為什麼非你做不可? 惡習4  把工作做到完美? 你應該也有這樣的經驗吧?主管交辦的專案,在期限前交出去後,卻全盤被推翻,前功盡棄,只能重頭來過,甚至得加班才能把進度趕上。 會這樣就是因為「把工作做到完美」的想法作祟,覺得還沒完備的東西不能交出去,反而事倍功半,因為世界上本來就沒有百分之百完美的工作。 有一個「40分主義」是這樣說的,在完成度40分左右的時候,就該先遞出去,就算方向錯誤,修正也還來得及;假設方向正確,馬上就能拿到60分,甚至80分。 而不追求100分的原因是,無論客戶還是上司,根本就沒幾個人能確實知道自己要什麼。對他們來說,80分跟100分的差距,微乎其微。 惡習5  一定要當晨型人? 有一陣子很流行「晨型人」的概念,號召超過30歲的人停止過度的夜生活,實行「晚九朝五」睡眠法,最好提前2小時到公司,從容不迫展開一天的生活。 晨間活動的目的是為了提高工作效率,但晨間活動本身並不是「目的」,千萬別本末倒置。沒有任何一種生活型態適合所有人,不用自己替自己貼標籤,找到自己的工作節奏,才是更重要的事。 惡習6  逢年過節必送禮? 在特定時節送禮沒有錯,只是這些事對你的工作有什麼實質效益嗎?客戶會因為少了一盒餅,就不跟你往來了嗎? 真心為對方著想的話,不用等到逢年過節,就要適時把禮送出去,才能送到心坎裡。特地選在對方的生日,甚至是結婚紀念日或小孩生日,挑個實用的小禮物,反而能加深你在對方心中的印象。 惡習7  保持正面思考? 你一定聽過「半杯水」的寓言故事:杯子裡有半杯水,你心想的是「還有半杯水」,還是「只剩半杯水」呢? 前者就是一般人對「正面思考」的定義,但如果你從沒思考過為什麼杯子裡只有半杯水,就直接跳到「太好了!反正還有半杯水」的自我安慰,反而可能落入「自我感覺良好」的陷阱中。 所謂的正面思考,應該是先確認自己把能做的事都做了,在安心前先想辦法把水補滿,把思考化成具體行動,才是正確的思考模式!$$加入Money錢官方Line@掌握投資、理財、保險最新資訊 延伸閱讀 新鮮人升官、加薪 從第一份工作開始鋪路 麻雀變鳳凰 行政小職員出頭天

逆轉你的瞎忙人生


電話響了馬上接、電子郵件馬上回、工作要有效率……原來追求效率只是換來更多工作量、原來輕易能被找到反而顯得自己沒價值、原來訂出優先順序反而讓自己無法安排更重要的事……如果你也覺得自己是瞎忙一族,不妨趁機把過去深信不疑的職場守則全都拋開,打破「常識」才能重新出發!

惡習1  電話響了就接?
你一定聽過職場專家建議:與其寫郵件,不如打電話;有的公司甚至規定電話響3聲內一定要接起來。事實上,就算不刻意規定,聽到電話響了,立刻接起來也是本能反應。
那為什麼電話響了不能接?因為電話是拖累生產力的邪惡工具。為了說一句沒意義的話,如「我現在不方便接電話」,還不如無視來電,等自己方便的時候再回電。

惡習2  有信馬上就回?
和電話一響起來就馬上接聽一樣,我們都認同,郵件一來就馬上回覆,能給來信者十足的安心感,覺得你把對方擺在第一位,揪感心。
但你一定也遇過沒辦法馬上回信的狀況,只好把郵件標註起來,改天再回;或是同時開了好幾個郵件視窗,卻全都回到一半,思緒跳來跳去,一個不小心還漏信。
馬上回信的人,不過就是個打雜的。道理很簡單,越是難聯絡,價值就越高。要擺脫「長工」角色,就要預先規範出讀取信件的時間,一次處理全部郵件,不要被「請務必今天回覆」的信給嚇到,就能從回信地獄中逃脫。

惡習3  考量效率再工作?
什麼!不追求工作效率,難道要混吃等死嗎?先問自己一個問題:你曾因為做事有效率而提早下班回家嗎?不,通常都換來更多工作。手腳最快的人,往往也是最忙的一個。
與其提升效率,不如減少工作量。每次接到任務時,先想兩件事:「單就你的職務而言,所謂的成果是什麼?」「公司為什麼需要你?」舉例來說,助理就能整理的表格,為什麼非你做不可?

惡習4  把工作做到完美?
你應該也有這樣的經驗吧?主管交辦的專案,在期限前交出去後,卻全盤被推翻,前功盡棄,只能重頭來過,甚至得加班才能把進度趕上。
會這樣就是因為「把工作做到完美」的想法作祟,覺得還沒完備的東西不能交出去,反而事倍功半,因為世界上本來就沒有百分之百完美的工作。
有一個「40分主義」是這樣說的,在完成度40分左右的時候,就該先遞出去,就算方向錯誤,修正也還來得及;假設方向正確,馬上就能拿到60分,甚至80分。
而不追求100分的原因是,無論客戶還是上司,根本就沒幾個人能確實知道自己要什麼。對他們來說,80分跟100分的差距,微乎其微。

惡習5  一定要當晨型人?
有一陣子很流行「晨型人」的概念,號召超過30歲的人停止過度的夜生活,實行「晚九朝五」睡眠法,最好提前2小時到公司,從容不迫展開一天的生活。
晨間活動的目的是為了提高工作效率,但晨間活動本身並不是「目的」,千萬別本末倒置。沒有任何一種生活型態適合所有人,不用自己替自己貼標籤,找到自己的工作節奏,才是更重要的事。

惡習6  逢年過節必送禮?
在特定時節送禮沒有錯,只是這些事對你的工作有什麼實質效益嗎?客戶會因為少了一盒餅,就不跟你往來了嗎?
真心為對方著想的話,不用等到逢年過節,就要適時把禮送出去,才能送到心坎裡。特地選在對方的生日,甚至是結婚紀念日或小孩生日,挑個實用的小禮物,反而能加深你在對方心中的印象。

惡習7  保持正面思考?
你一定聽過「半杯水」的寓言故事:杯子裡有半杯水,你心想的是「還有半杯水」,還是「只剩半杯水」呢?
前者就是一般人對「正面思考」的定義,但如果你從沒思考過為什麼杯子裡只有半杯水,就直接跳到「太好了!反正還有半杯水」的自我安慰,反而可能落入「自我感覺良好」的陷阱中。
所謂的正面思考,應該是先確認自己把能做的事都做了,在安心前先想辦法把水補滿,把思考化成具體行動,才是正確的思考模式!$$

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