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主宰工作進度的效率提升術


通常把自己搞得精疲力盡的人,工作上的最大問題就是浪費太多時間。不想再被工作控制,就必須捨棄以前的常識!

坊間各式各樣的時間管理術,妳看膩了嗎?重要與緊急的四象限圖,不用說都已經倒背如流了,還有什麼好說的?由LOGO公司董事長津曲公二和技術專家清水茂寫的《如何不被老闆塞滿你的時間》倒是顛覆了我們對於日本人工作態度的想像。

「工作原本就是架構在一種能夠延遲的機制之上。」「工作之所以會落後,是因為潛藏在某處的風險變成了事實。」這些令人震撼的想法,是不是和妳以往的認知不太一樣?

正常上班族都知道,工作完成的時間,一定比妳預計還要晚。所以與其勉強自己和「死線(Deadline)」搏鬥,不如試著用更聰明的方法,幫自己賺到一些工作外的時間。來看看幾個提升工作效率的訣竅吧!



執行工作 千萬別自以為是
從主管那裡接到任務,妳的SOP(標準作業流程)是什麼?一口答應,然後訂下時間表,對嗎?有些主管的口頭禪是:「這個妳應該知道怎麼做吧?」臉皮薄的人,即使搞不清楚狀況,也只敢硬著頭皮接下。做對也就算了,最怕做錯了,得全部重新來過。
執行工作最怕「自以為是」,以為自己都懂,不顧一切往前衝。事實上,妳不開口問,對方沒有義務告訴妳。為了把風險降到最低,最好當場將對方的話重複一遍。
遇到表達能力較差的主管怎麼辦?這時可引導主管表達他想說的話,並將它寫下來或畫下來,透過清楚的文字或表格,讓工作「可視化」,確定兩人達成共識再開始,是事半功倍的第一課。
更細心一點的人,可以試著畫「工作流程圖」,很多事情只要用文字寫下,就會發現盲點。用這方法訓練自己的邏輯,久了就能減少「啊!當初沒想到」的機率。


別被進度表追著跑
我們在訂進度表的時候都會有個迷思:時間訂得越趕、越急迫,才能顯示自己工作效率高。真的是這樣嗎?
工作最後完成的時間,多半會比預期更久一點,因為辦公室不是真空狀態,除了手邊的事,同時還有會議要開、電話要接,或急件要處理,一不小心時間表就往後延,壓力和煩躁也隨之而來,形成惡性循環。要避免這種情況,就要學習在「最短」和「最充裕」之間取得平衡,幫自己製造一段合理的緩衝時間。

 

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